Contoh Penulisan Email Dalam Bahasa Inggris - Cara Dan Struktur Menulis

Menulis surat elektronik untuk kebutuhan profesional memerlukan kiat khusus. Meski tidak selalu bersifat formal seperti surat biasa, surel sering dipakai sebagai media komunikasi dalam dunia kerja dan bisnis.  Artikel ini menyajikan beberapa contoh penulisan email dalam bahasa Inggris sebagai rujukan ketika berkirim pesan dengan rekan dari negara lain.

Pada dasarnya dikembangkan dari sistem surat-menyurat konvensional. Kecepatan serta jangkauan luas membuatnya jadi pilihan di semua konteks situasi, baik formal maupun informal.

{{banner1}}

Tips Membuat 

Sebuah surat elektronik mengikuti kaidah tertentu. Simak panduan berikut untuk mengurangi kesalahan yang menghalangi tujuan kamu membuat surat. 

‍

Subyek

Berikan gambaran tentang pokok secara keseluruhan. Sifatnya harus jelas dan tepat menginformasikan inti dari apa yang disampaikan.

Subjek-email dalam bahasa Inggris tidak perlu terlalu panjang. Dua atau tiga kata saja sudah cukup. Kalau tidak, pembaca bisa segera menghapus surat

kamu bahkan sebelum melihat isinya.

‍

Style Berbahasa 

Beda dengan negara lain, English cenderung mengurangi ujaran kompleks. Pada contoh penulisan, isi pesan diutarakan secara singkat. Kesederhanaan struktur sangat ditekankan. Susunlah sebuah surat elektronik hanya dua sampai tiga paragraf saja.

‍

Tunjukkan Kesopanan

Ungkapkan terimakasih, perlihatkan betapa kamu menghargai pembaca. Beberapa contoh surat elektronik bahasa Inggris bahkan diawali dengan pujian. Jika konteks penulisanya adalah sebuah jawaban, perlihatkan apresiasi mendalam kepada pengirim. 

‍

Periksa Kembali 

Perhatikan, surat versi bahasa inggris bukanlah urusan remeh. Apalagi jika itu menyangkut soal yang penting seperti pekerjaan. Cek kembali tulisannya dan karena ini penulisan english version, pastikan juga kelayakan email dari sisi gramatikal. Berikan kesan bahwa kamu pribadi yang teliti melalui double checking supaya meminimalisir kesalahan tidak perlu.

‍

Cantumkan Signature secara Rinci

Dalam bahasa Inggris ditutup misalnya, memberitahukan informasi lengkap mengenai nama dan pekerjaan. Kalau kamu mewakili sebuah perusahaan, sertakan juga detail lain seperti alamat, bidang usaha, atau website resmi.

‍

Cara Menulis

Ikuti langkah-langkah berikut agar penulisan surat  terlihat lebih profesional.

‍

Awali Salam

Selalu buka email bahasa inggris dengan rumusan “Dear Operational Manager (yang terhormat manajer operasional)”. Nama keluarga bisa dipakai jika hubungan antara pengirim dan penerima bersifat formal (contoh: “Dear Mrs. Tohir). Sedangkan untuk konteks pertemanan biasa, gunakan sapaan “HI/Hallo” saja sebagai tanda keakraban. Kalau tidak mengenal orang yang dituju, katakan saja “Dear Sir/Madam” atau “To Whom it may concern (Kepada yang Berkepentingan”).

‍

Ucapkan Terimakasih

Misalkan jika berisi jawaban, tunjukkan rasa hormat kepada pengirim. Pakai format seperti “Thanks for kindly asking us (Terimakasih karena berkenan bertanya kepada kami)”. Ada kalanya pula penulisan email bahasa inggris ditujukan sebagai respon atas jawaban. Gunakan ungkapan “Thank You for Getting Back to Me (Makasih telah kembalikan kepadaku)”.

‍

Jelaskan Maksud

Apa alasan menulis surel tersebut? Sampaikan secara lugas tujuan email bahasa inggris kamu. Model ekspresi yang bisa dipakai seperti “I’m writing in reference  to..(Saya menulis kaitannya dengan….)” atau “This message is written as a response to company’s official reply (Pesan ini ditulis sebagai respon atas jawaban resmi perusahaan)”. 

Setelah menjelaskan tujuan penulisan, buatlah body email dalam bahasa inggris sesuai panduan sebelumnya. Ingat, orang selalu ingin membaca cepat. Karena itu, tetap konsisten menggunakan kalimat pendek. Cegah kemungkinan pembaca tidak melihat surat kamu sampai akhir.

‍

Closing statement Berkesan

Pada alinea terakhir email, kembali sampaikan terimakasih disertai pernyataan penutup. Contoh: “Thanks a lot for being patient and cooperative. (Makasih karena mau bersabar dan bersikap kooperatif)”. Atau boleh juga tuliskan “Thank you for your consideration (Terimakasih atas pengertiannya)”. Kemudian sambung Menggunakan rumusan semacam “I look forward to hear from you soon (Aku berharap agar segera mendengar balasan darimu segera)”

‍

Penutup

Bagian akhir sebuah email bahasa inggris ialah keterangan mengenai siapa kamu. Dalam kedudukan apa mengirim pesan lewat electronic mail? Pakailah frasa seperti sincerely atau best regards sebelum mencantumkan nama. Untuk Penulisan email bahasa inggris formal, hindari pemakaian kata-kata seperti cheers dan best wishes. Keduanya dapat digunakan jika kamu sudah cukup akrab dengan orang yang dikirimi email.

{{banner2}}

Contoh Surat Elektronik dalam english version

Sebelum memulai praktek, perhatikan beberapa contoh alternatif berikut sebagai rujukan. Penulisan email dalam bahasa inggris bisa dibuat untuk berbagai tujuan, tergantung kebutuhan penulisnya.

‍

Contoh 1 Penulisan english version

Subject: Appreciation Letter

(English)

‍

Dear Mr. Dwi Hartono

This was written to formally appreciate all the hard work and dedication you’ve put into holding our school’s art concert last week. Due to your consistent efforts, the project is what it is today and that led to the positive impacts as we expected, especially for the students. 

On behalf of all teachers as well as school's parents committee, I would like to let you know that we highly value your contribution and your continued dedication to your job.

Having you as a member of our community  is such a plus point. I wish all of us be able to continue thrive within our organisation.

Best regards,

Budi Santoso

(Headmaster of SMAN 21 Surabaya)

‍

(Bahasa)

Subjek: Surat Apresiasi

‍

Yang Terhormat Dwi Hartono

Ini ditulis untuk secara formal mengapresiasi kerja keras dan dedikasi yang sudah Anda berikan dalam menangani konser seni sekolah kita Minggu lalu. Karena usaha konsisten bapak, kegiatan tersebut menjadi sebagaimana dapat dilihat sekarang serta berujung pada dampak positif sesuai harapan, terutama bagi para siswa.

Mewakili para guru serta komite sekolah, saya ingin Anda tahu bahwa kontribusi dan pengabdian Bapak dalam pekerjaan seterusnya sangatlah bernilai. 

Memiliki saudara sebagai anggota komunitas merupakan point tambah. Berharap kita semua dapat bertumbuh bersama organisasi ini.

‍

Hormat Kami,

Budi Santoso 

(Kepala sekolah SMAN 21 Surabaya)

Contoh 2 Penulisan english version

‍

(Inggris)

Subject: Delivery Delay

‍

Dear Mrs. Wulandari, 

We were sorry to tell you that the delivery date of your order will be possibly cancelled. Our supplier has just informed us today that they were facing supply problems, which will affect our production chain. We appreciate your consideration. It would be grateful if you let us to fix this first. The order will be processed in the next few days.

Please accept our apologies.

Best regards,

Store Manager

‍

(Indonesia)

Subjek: Keterlambatan Pengiriman 

‍

Kepada Nyonya Wulandari

Kami menyesal memberitahukan bahwa tanggal pengantaran pesanan saudara kemungkinan ditunda. Pemasok baru saja menginfokan kalau mereka sedang menghapi masalah pasokan, sehingga akan mempengaruhi rantai produksi. Kami mengapresiasi pengertiannya. Syukur jika Anda menyilahkan kami membereskan ini dulu. Pesanannya bakal diproses dalam beberapa hari ke depan.

‍

Semoga permohonan maaf ini diterima

Salam 

Manajer Toko

‍

Contoh 3 Penulisan english version

‍

(English)

Subject: Partnership Follow Up 

‍

Hi Amanda

I wrote this as an extension of my previous letter regarding the collaboration with your website. I’m still fascinated in conducting a weekly article about classic photography. With tons of experience in the multimedia industry, I got a lot of insights to share with your present and future audience.

Please let me know if you’re interested in working jointly!

‍

Best,

Ahmad Purnama

(Photography Enthusiast based in Jakarta)

‍

(Bahasa)

Subjek: Tindak Lanjut Kemitraan 

‍

Hai, Amanda

Aku menulis ini sebagai tambahan atas pesan sebelumnya tentang kolaborasi dengan website kamu. Saya masih tertarik menjadi penulis mingguan mengenai fotografi klasik. Dengan segudang pengalaman dalam industri multimedia, banyak pengetahuan bisa dibagikan kepada audiens Anda yang sekarang dan di masa mendatang.

Tolong beritahu saya, jika kamu berminat bekerja sama.

‍

Salam hormat 

Ahmad Purnama (Penggemar Fotografi berbasis di Jakarta)

Demikianlah beberapa contoh yang bisa jadi rujukan.

‍

Sekian ulasan mengenai contoh penulisan email dalam bahasa Inggris. Baca dulu pedomannya sebelum mulai menulis. Penggunaan misalnya ketika membuat surat lamaran kerja. Pastikan terlihat profesional dan rapi. Pelajari contoh sebanyak mungkin untuk meningkatkan pemahaman.

Ingin belajar bahasa inggris biar dengan mudah ketika harus membuat penulisan email, kini telah hadir sekolah private english, Interaksi. Tempat pembelajaran berbasis online dengan menghadirkan tutor handal. Waktu fleksibel serta harga terjangkau!